Бухгалтер приобретает себе программное обеспечение

Сегодня, наверное, уже не найти бухгалтера, который работал бы без помощи компьютера и соответствующего программного обеспечения. Причем имеется в виду не Windows, Office, Internet Explorer и т.д. (это само собой), а именно специализированное ПО, предназначенное для автоматизации бухгалтерского учета. Оказывается, и здесь ушлый бухгалтер может найти лазейку для незаконного обогащения!

Не секрет, что в настоящее время на рынке представлено достаточное количество программных разработок, предназначенных для автоматизации учета и управления на предприятии. Среди наиболее известных можно отметить программы «Галактика», «1С», «Парус», и др. И далеко не все руководители предприятий понимают, что нередко выбор бухгалтером той или иной программы зависит не столько от ее функциональности и иных важных качеств, сколько от суммы отката, которую предлагают бухгалтеру представители той или иной программы за выбор именно их продукта. Каким образом обычно бухгалтер выбирает программу?
Как правило, вначале он советуется с коллегами-бухгалтерами, затем изучает отзывы о разных программах в прессе и в Интернете, выбирает две-три наиболее подходящие программы и поочередно беседует с поставщиком (дилером, представителем и т.п.) каждой из них. Вот в процессе этой беседы он и может получить заманчивое предложение, от которого трудно отказаться. Суть данного предложения заключается в следующем: после приобретения программного продукта бухгалтеру наличными выплачивается сумма отката, которая, как правило, составляет определенный процент от суммы сделки (размер процента может быть самым разным — и 5%, и 10%, и даже 20%, в зависимости от «торговой политики» и щедрости поставщика).

Справедливости ради отметим, что поставщик программного обеспечения, как правило, сразу не предлагает потенциальному клиенту откат — ведь не исключено, что бухгалтер самостоятельно примет решение в пользу именно этой программы. Подобное предложение поступает только после того, как все ухищрения торгового агента по продаже программного обеспечения не увенчались успехом, и материальная заинтересованность — последний шанс «подцепить клиента на крюк».

Кстати, выражение «подцепить на крюк» используется здесь совсем не случайно: ведь приобретенный программный продукт требует постоянного сопровождения и обновления, иногда — индивидуальных платных доработок, а это стоит немалых денег. Поэтому предприятие регулярно будет уплачивать поставщику программного обеспечения абонентскую плату, а индивидуальные платные доработки будут оплачиваться отдельно. Отметим, что без платных доработок удается обойтись далеко не каждому предприятию. А абонентская плата далеко не всегда подразумевает проведение бесплатных консультаций, вызова специалиста в случае необходимости в офис и некоторых других действий по сопровождению программы — часто их приходится оплачивать отдельно.

В связи с этим у бухгалтера открываются новые возможности для злоупотреблений. Еще на этапе беседы поставщик может предложить бухгалтеру откат не только от суммы приобретения, установки и внедрения программы, но и от суммы последующих платежей (абонентское обслуживание, платные доработки, и т.д.). Иначе говоря, ваш бухгалтер регулярно будет получать прибавку к заработной плате, причем фактически за счет предприятия. Более того, будучи лично заинтересованным в увеличении суммы платежей за сопровождение программы, он, возможно, будет выдумывать и заказывать разные платные доработки — например, добавление в программу формы документа, или разработка нового диалогового окна ввода данных, и т.п., которые на самом деле вашему предприятию совершенно не нужны.

Есть даже такие «деятели», которые убеждают директора, что необходимо приобрести не одну, а две или даже более программ, предназначенных для автоматизации учета и управления. Мотивируют они это примерно так: мол, в «Программе 1» лучше всего вести банк и кассовые операции, в «Программе 2» — выписывать накладные, в «Программе 3» — реализовывать налоговый учет, и т.д. Если директор по своей наивности соглашается с такими, с позволения сказать, «аргументами», то его предприятие будет нести лишние затраты в огромном количестве, а бухгалтер — получать откаты сразу от нескольких поставщиков.

Каким же образом можно избежать подобных обманов со стороны бухгалтера?
Ответ на этот вопрос прост: директор не должен пускать процесс выбора и последующего приобретения программного обеспечения на самотек, а лично его контролировать. Не беда, что вы, возможно, не владеете многими тонкостями и нюансами — на данном этапе это и не обязательно. Кстати, не стоит забывать, что вам наверняка и самому придется использовать в своей работе выбранную программу (например, работать со сформированными в ней отчетами).

В первую очередь нужно побеседовать с коллегами-директорами и попросить их о небольшой консультации: на какой программе работает их предприятие, каковы ее характерные особенности, почему выбрали именно ее, дорого ли обходится ее сопровождение, и т.д. Причем можно привлечь к разговору и бухгалтеров, работающих на этих предприятиях.
После этого рекомендуется самостоятельно провести небольшой мониторинг: изучить отзывы в прессе и в Интернете о наиболее популярных программных разработках, побеседовать с поставщиками этих продуктов, и т.д. Ну и, конечно, директор обязательно должен участвовать в переговорах с потенциальным поставщиком программного обеспечения наравне с бухгалтером и, не стесняясь, высказывать свои сомнения и предположения. Очевидно, что в присутствии директора никто не будет предлагать откат бухгалтеру; кстати, не исключено, что этот откат в конечном итоге предложат вам…