Контроль банковской выписки как средство борьбы с мошенничеством

Одним из основных условий, обеспечивающих сохранность безналичных денежных средств и защиту их от воровства, является строгий контроль банковской выписки руководителем предприятия.

Самого начала работы предприятия настоятельно рекомендуется завести у себя строгий порядок: каждый рабочий день главный бухгалтер начинает с того, что предоставляет руководителю предприятия копию банковской выписки (оригинал должен храниться в бухгалтерии) с расшифровкой каждой суммы. Причем необязательно прикладывать к выписке копии всех платежных документов: вполне достаточно, если бухгалтер рядом с каждой суммой сам напишет ее расшифровку.
Если на предприятии используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то будет очень неплохо, если у руководителя предприятия будет возможность самостоятельно получать банковскую выписку со своего рабочего места (отметим, что с бухгалтерии предприятия эта обязанность также не снимается).

По каждой сумме, расходной или приходной, бухгалтер в случае необходимости должен быстро дать соответствующие понятные разъяснения. Если он начинает путаться, отвечать что-то непонятное, сыпать специальными терминами — возможно, здесь что-то нечисто.
Если в расходной части банковской выписки отображается снятие определенной суммы наличных денежных средств, то нужно подробно расспросить бухгалтера, для чего они предназначены. По возможности суммы снятых наличных денег рекомендуется проверить. Например, если бухгалтер говорит, что такая-то сумма снимаемых наличных денег предназначена для выплаты заработной платы, то нужно попросить его показать вам ведомость на выплату заработной платы; в большинстве случаев суммы снятых на заработную плату денежных средств совпадает с итоговой суммой по этой ведомости. Однако бывают исключения: например, сумма по ведомости может быть больше суммы снимаемых наличных денег, если в кассе предприятия уже есть какая-то сумма наличности. Аналогичным образом выполняется проверка суммы, снимаемой на командировочные расходы: пусть бухгалтер покажет вам расчет суммы командировочных.

Особое внимание следует уделять суммам, которые снимаются наличными на хозяйственные расходы. Помимо объяснений бухгалтера, расходование таких сумм рекомендуется брать под личный контроль.
Не исключено, что в процессе изучения банковской выписки вы увидите такую картину: в течение одного дня на счете предприятия наблюдается приход и расход одной и той же суммы. Иногда это может являться просто банковской ошибкой: работник банка по ошибке зачислил на счет вашего предприятия сумму, которая предназначалась другому получателю; после обнаружения ошибки работник банка исправил ее, списав чужие деньги с вашего счета и отправив их по назначению.
Однако иногда подобное явление может происходить вследствие недобросовестности вашего бухгалтера. Казалось бы, в чем смысл такой операции — приход и расход одной и той же суммы?

Все дело в том, куда отправляется расходная сумма. Если на тот же счет, откуда она поступила — это тоже может быть ошибкой: кто-то по ошибке перевел на счет вашей фирмы деньги, затем спохватился, позвонил вашему бухгалтеру и попросил их вернуть, что ваш бухгалтер и сделал. А если на другой — то не исключено, что представители какой-то организации, которой необходимо обналичить деньги, не захотели отправлять их напрямую на фирму, занимающуюся обналичиванием, чтобы не попасть в поле зрения правоохранительных органов: не секрет, что с такими фирмами, а также с их клиентами, у налоговых органов разговор особый. Поэтому они связались с вашим бухгалтером и попросили его за определенное вознаграждение, чтобы он использовал счет вашей фирмы для «транзитного» перевода денег на обналичивание. С помощью такого нехитрого приема они отвели внимание налоговых органов от себя как от клиента, пользующегося услугами фирм по обналичиванию денег, поставив на свое место (и тем самым — подставив) вашу организацию.

Если какая-то сумма в банковской выписке вызывает у вас сомнения, следует потребовать у бухгалтера весь пакет документов, которым она оформляется (договор, товарно-сопроводительные документы, счет-фактура, и т.д.). При этом не стоит забывать, что иногда на момент совершения платежа могут быть готовы не все документы: например, если производится предоплата за товарно-материальные ценности либо работы (услуги), то, разумеется, товарно-сопроводительные документы (акты выполненных работ/оказанных услуг) будут готовы только при закрытии сделки.
При проверке документов особое внимание следует уделить своим подписям: во-первых, подписывали ли вы вообще тот или иной документ, а во-вторых — действительно ли ваша, а не поддельная подпись стоит на этом документе.

Многие руководители ошибочно полагают, что в банковской выписке внимание следует уделять только расходным суммам. Это далеко не так: приходные суммы, поступления которых вы не ожидали, также могут быть интересны, и их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Например, не исключено, что ваш бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от нее безналичные деньги, чтобы вернуть затем их в наличном виде. Возникает вопрос: как он их обналичит? Ответ на этот вопрос прост, как все гениальное: бухгалтер снимет эти деньги наличными в банке, заберет свое вознаграждение и оставшуюся сумму передаст по назначению. Наверняка документальное оформление такой «сделки» будет либо вообще отсутствовать, либо будет чисто символическим — какой-нибудь стандартный договор и акт выполненных работ, либо что-то в этом роде. А вот как будут списаны снятые наличные деньги — это уже другой вопрос, и здесь многое зависит от суммы: относительно небольшая сумма может быть списана на хозяйственные или командировочные расходы, а вот более-менее крупную сумму списать сложнее. Не исключено, что бухгалтер просто оставит ее, как есть, безо всякого оформления, и поспешит уволиться. В таком случае при проведении налоговой проверки предприятие будут ждать серьезные неприятности.

Руководителю рекомендуется в своем компьютере вести хотя бы самый простой учет безналичных денежных средств, например — по такой системе: «остаток на начало дня – общая сумма прихода – общая сумма расхода – остаток на конец дня». Для такого несложного учета удобно использовать редактор электронных таблиц Excel.
Не стоит забывать, что в банковской выписке остаток денежных средств на начало дня обязательно должен равняться остатку денежных средств на конец предыдущего дня.