Бухгалтерский «хвост»

В некоторых случаях целесообразно следить за бухгалтером во время его отлучек из офиса — например, когда он едет в банк, налоговую или еще куда-то. Как же это организовать?

Проще всего — это поручать слежку кому-нибудь из работников фирмы (водителю, курьеру, и т.д.). Иногда даже берут на работу отдельного человека с собственным автомобилем для слежки за бухгалтером (разумеется, неофициально). Например, если бухгалтер говорит, что он едет в банк, то "хвост" едет туда же другой дорогой и стремится добраться на место до прибытия "клиента" (т.е. бухгалтера). Затем он просто сидит в машине возле банка и наблюдает — приехал тот или нет? Кстати, даже если бухгалтер приехал первым — это не страшно: можно с таким же успехом ждать его выхода из банка. Если же "клиент" на место назначения так и не прибыл, то в следующий раз, когда он запланирует поездку в банк, "хвосту" будет дано поручение двигаться за бухгалтером и посмотреть, куда он на самом деле едет.

Кстати, если бухгалтер куда-то отлучается «по делам фирмы», то руководителю желательно поинтересоваться у него — куда конкретно и с какими целями он направляется? Например, если на предприятии используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то ехать в банк, чтобы отвезти платежку, совершенно не обязательно. Конечно, периодически бухгалтеру нужно там появляться(хотя бы для того, чтобы забрать выписки), но это можно делать в соответствии с установленным заранее и согласованным с руководством расписанием — например, дважды в неделю. Если же бухгалтеру потребовалось сделать внеочередную поездку в банк, видимых оснований для которой нет (новые сделки не заключались, срочности в получении того или иного проведенного банком документа нет, и т.д.), то директору необходимо четко выяснить, зачем именно бухгалтер желает посетить банк.

То же самое касается поездок в налоговую инспекцию. Законодательно установлены сроки, когда бухгалтер предприятия должен предоставлять в налоговые органы отчетность. Кстати, отчеты не обязательно привозить лично: во-первых, для сдачи отчетов главный бухгалтер может отправить подчиненного бухгалтера, во-вторых — отправить отчетность заказным письмом по почте, в-третьих — некоторые налоговые инспекции уже принимают отчетность в электронном виде, которая присылается по электронной почте.

Ну а если бухгалтер говорит, что ему нужно съездить в налоговую инспекцию по каким-то другим вопросам, не связанным с предоставлением отчетности — нужно потребовать подробных объяснений, что это за вопросы и чем они вызваны. Среди уважительных причин можно назвать, например, следующие: предоставление по требованию налоговой инспекции документов для проведения встречной проверки (это может быть довольно внезапно — из налоговой инспекции позвонили и попросили подвезти те либо иные документы, касающиеся отношений с какой-либо организацией); выполнение сверки по налогам; консультация (хотя вопросы сотрудникам налоговой инспекции лучше задавать в письменном виде, и требовать письменные ответы), и др.

Если ответ бухгалтера вас не удовлетворил, можно послать за ним своего штатного «агента», чтобы он проследил путь следования бухгалтера. Не исключено, что ваш бухгалтер использует рабочее время не по назначению: решает личные проблемы, подрабатывает на стороне, ездит на переговоры, где рассматривает сомнительные предложения касательно работы бухгалтером на вашем предприятии, и т.д. Поэтому после того, как ваш «агент» вернулся и принес не самые хорошие новости, можно учинить бухгалтеру «допрос с пристрастием».

Однако при этом не стоит выдавать себя и говорить, что «мой человек проследил за вами и все видел, поэтому рассказывайте — что вы делали там-то и там-то». Не стоит раскрывать свои карты и доводить до сведения бухгалтера о том, что за ним ведется слежка — во-первых, это никому не понравится, во-вторых, он станет более осторожным и впоследствии вам его будет труднее уличить, а в-третьих — у него сложится весьма негативное мнение о вас лично и о предприятии в целом. Поэтому лучше сказать, что кто-то (например, вы) совершенно случайно (проезжая мимо) лично видел бухгалтера, выходящем в рабочее время из супермаркета с полными сумками покупок, или мирно беседующим в летнем кафе с одним из основных конкурентов (или крупных должников) предприятия. Причем это происходило в то время, когда бухгалтер, согласно его словам, должен был решать вопросы в банке или находиться в налоговой инспекции.

Если бухгалтер затрудняется сразу дать конкретный ответ, а начинает путано что-то объяснять, неловко оправдываться и т.п. — дальнейшие расспросы можно прекратить. Правду он все равно не скажет, а самое главное вы уже и так узнали: ваш бухгалтер вас обманывает. Причем еще полбеды, если он просто крадет рабочее время фирмы, посещая в течение рабочего дня магазины, рынки, парикмахерские, автосервисы и т.п. Самое неприятное, если он посвящает рабочее время сомнительным переговорам с конкурентами, крупными неплательщиками, либо рассматривает иные мошеннические предложения.

После того как вы уличили бухгалтера в обмане, ваши дальнейшие действия будут зависеть от конкретной ситуации, в которой он был замечен. Если выяснилось, что бухгалтер в рабочее время посещает супермаркет — вероятнее всего, его достаточно будет наказать финансово (например, снять процентов 30 с суммы заработка за текущий месяц). Если же бухгалтер был уличен, например, в том, что он в рабочее время ведет сомнительные переговоры с представителем крупного должника вашего предприятия (например, ваш «агент» видел, как бухгалтер заходил в офис должника, или был свидетелем того, как бухгалтер вел беседу на улице возле офиса должника), то можно поступить жестко, поскольку не исключено, что такие переговоры могут привести к финансовым потерям предприятия, а с другой стороны — улучшить финансовое положение вашего бухгалтера.

В таком случае нужно объявить бухгалтеру следующее: во-первых, о том, что вы берете погашение задолженности контрагента, с которым беседовал бухгалтер, под личный контроль, и, во-вторых — что за каждый день просрочки платежа из заработной платы бухгалтера будут удерживаться штрафные санкции, например — 0,5% от суммы задолженности за каждый день просрочки. Санкции будут сняты либо после полного погашения задолженности, либо после того, как бухгалтер предпримет все возможные со своей стороны меры для погашения этой задолженности.

Возникает вопрос: что же это за меры? К основным мерам, которые бухгалтер должен предпринять для погашения должником задолженности, можно отнести следующие:

- устное требование к должнику погасить задолженность (желательно сделать это в присутствии руководителя предприятия);

- выставление через банк платежного требования на полную сумму задолженности;

- если указанные выше способы не возымели действия — подача искового заявления в Хозяйственный суд для взыскания полной суммы задолженности в судебном порядке.

Если у должника отсутствуют денежные средства для погашения задолженности, то при положительном решении Хозяйственного суда у него будет изъято имущество на сумму, необходимую для погашения задолженности. Поэтому, если бухгалтер подал документы в Хозяйственный суд — можно считать, что он предпринял все меры для погашения задолженности, и снимать наложенные на него финансовые санкции.

Для слежки за бухгалтером можно привлекать не только своих сотрудников, но и обращаться в специализированные фирмы, которые занимаются подобного рода услугами, либо просто нанять частного детектива. В этом случае можно гарантировать полноту и достоверность информации, которая будет поступать к вам по поводу вашего бухгалтера — специалисты знают свое дело. Тем более что в таких фирмах нередко работают бывшие сотрудники силовых структур, не один год занимающиеся подобной работой. Однако такая слежка за бухгалтером обойдется вам намного дороже.