Документальное оформление кадровых событий

В данной статье мы поговорим о том, какими документами оформляются основные кадровые события (учет работников, прием сотрудника на работу, увольнение с работы, командировки, т др.).
Главным документом, на основании которого строится кадровая политика субъекта хозяйствования, является его штатное расписание. Штатное расписание является ведущей составляющей кадрового учета, его базой и основным структурным элементом. В процессе финансово-хозяйственной деятельности каждый субъект хозяйствования разрабатывает собственное штатное расписание, составленное с учетом вида деятельности предприятия, особенностей организации кадрового учета на предприятии, специфики производственного процесса, формы собственности и иных факторов.
Обычно штатное расписание включает в себя следующую информацию: перечень должностей, количество выделенных для каждой должности ставок, размер должностного оклада, размер надбавок к должностному окладу и вид этих надбавок (при их наличии), месячный фонд оплаты труда для каждой должности и в целом по предприятию (подразделению), а также примечания.
Штатное расписание обязательно должно быть утверждено руководителем предприятия, при этом указывается дата, с которой штатное расписание вступает в силу, количество штатных единиц и размер месячного фонда оплаты труда.
В Российской Федерации действует унифицированная форма штатного расписания № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Еще один важный первичный документ кадрового учета — личная карточка сотрудника. Личная карточка должна быть заведена на каждого сотрудника предприятия. В ней содержатся все основные данные по сотруднику: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование (с указанием законченных учебных заведений), квалификация, специальность, гражданство, владение иностранными языками (с указанием степени владения), сведения о семейном положении и состав семьи (для семейных сотрудников), паспортные данные, адрес по паспорту и фактический, сведения о воинском учете и иная необходимая информация.
В Российской Федерации действует унифицированная форма личной карточки работника № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Для кадрового учета государственных служащих предусмотрено использование личной карточки государственного служащего по № Т-2 ГС, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Для кадрового учета научно-педагогических работников предусмотрено использование учетной карточки научного (научно-педагогического) работника по форме по № Т-4, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Основанием для приема сотрудника на работу является его заявление о приеме на работу, утвержденное руководителем предприятия. Но зачисление сотрудника в штат осуществляется только после вступления в силу приказа о приеме его на работу. В настоящее время в Российской Федерации используются унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме сотрудника (сотрудников) на работу № Т-1 и № Т-1а, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 года.
В данном приказе указывается фамилия, имя и отчество принимаемого на работу сотрудника, его табельный номер, наименование структурного подразделения предприятия, в которое принимается сотрудник, его профессия, оклад, номер и дата трудового договора, а также иная необходимая информация. В приказе (распоряжении) обязательно должна стоять подпись принимаемого сотрудника о том, что он ознакомлен с данным приказом (распоряжением), и дата ознакомления.
Однако чтобы издать приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, одного его заявления недостаточно. Предварительно с сотрудником должен быть заключен и надлежащим образом оформлен трудовой договор (контракт). Заключенный трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу и назначении его на должность. Приказ законодательно утверждает прием сотрудника на работу и констатирует факт заключения трудового договора.
В общем случае документальное оформление приема сотрудника на работу выглядит следующим образом: пишется заявление о приеме на работу, заключается трудовой договор (контракт) и издается приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, с которым данный сотрудник должен ознакомиться под роспись.
Периодически на любом предприятии происходит увольнение тех либо иных работников. Причины для увольнения могут быть разные — по собственному желанию, по распоряжению администрации, в связи с истечением срока действия трудового договора, в связи с уходом на пенсию и т.д. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) признаются предусмотренные законодательством обстоятельства, наступление которых дает право одной или обеим сторонам прекращать договор в установленном порядке. В общем случае порядок увольнения работника состоит из перечисленных ниже этапов.
- Предварительное уведомление работником нанимателя (если увольнение происходит по инициативе работника; в этом случае работник пишет заявление на увольнение) или нанимателем работника (если увольнение происходит по распоряжению администрации) о предстоящем увольнении.
- Предварительное уведомление или согласие третьих лиц в случаях, когда такое уведомление предусмотрено действующим законодательством или иным нормативным актом, либо коллективным договором. В качестве третьих лиц могут выступать, например, профсоюзы.
- Оформление приказа (распоряжения) об увольнении сотрудника, с которым увольняемый сотрудник должен ознакомиться под роспись с указанием даты ознакомления. В настоящее время в Российской Федерации действует унифицированная форма приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме № Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 года. Кроме этого, для прекращения действия трудового договора (контракта) предназначен документ «Записка-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» по форме № Т-61, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
- Полный расчет с увольняемым работником, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и иные выплаты, предусмотренные действующим законодательством.
- Оформление трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством и выдача ее уволенному сотруднику. Иногда на предприятии может возникать необходимость перевода сотрудника на другую работу. Перевод на другую работу может осуществляться как по желанию работника, так и по распоряжению администрации, и оформляется документом «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме № Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
В соответствии с действующим законодательством каждому работнику должен предоставляться трудовой ежегодный отпуск на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы. Кроме этого, сотрудникам могут предоставляться и иные виды отпусков: например, отпуск для учебы, дополнительный отпуск за свой счет, дополнительный отпуск за особые достижения в работе и др. Отпуск оформляется заявлением и приказом на отпуск. Вначале сотрудник, желающий взять отпуск, пишет соответствующее заявление, которое должно быть утверждено администрацией, после чего оформляется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (либо работникам) по форме № Т-6 (либо № Т-6а), утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Большинство субъектов хозяйствования периодически отправляет в командировку своих сотрудников. Для оформления командировки предназначены перечисленные ниже документы.
- Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме № Т-9 (либо № Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
- Командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г. - Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 г.
Таковы первичные документы, с помощью которых оформляются основные кадровые события субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность на территории Российской Федерации.