Почему необходим контроль банковской выписки?

Контроль банковской выписки – важное условие для обеспечения сохранности наличных денег предприятия. Хорошая традиция – когда перед началом рабочего дня главный бухгалтер предоставляет директору предприятия копию банковской выписки (ее оригинал остается в бухгалтерии). При этом возле каждой суммы в выписке должна стоять ее расшифровка. При наличии на предприятии системы электронных платежей «Банк-Клиент» руководитель может ежедневно самостоятельно получать распечатку банковской выписки из своего компьютера.

Суммы денег, снятых с расчетного счета предприятия, рекомендуется проверять. К примеру, если бухгалтер говорит, что какая-то сумма была снята для выплаты заработной платы сотрудникам, необходимо попросить показать ведомость на выплату зарплаты – сумма, снятая со счета, и сумма, указанная в ведомости, должны совпадать. Иногда суммы не совпадают, но тогда этому должно быть логическое объяснение - например, в кассе предприятия уже имелось какое-то количество наличных денег, поэтому бухгалтер снял денег меньше, чем указано в ведомости. Под особый контроль следует брать суммы, которые снимаются на хозяйственные и командировочные расходы.

По вашей просьбе бухгалтер должен уметь дать четкие пояснения по поводу любой суммы. Вы можете потребовать документы, которые подтверждают совершение сделки (договор, счет-фактуру, накладные). Однако необходимо принимать во внимание, что к моменту совершения оплаты в наличии могут быть не все документы – например, если произведена предоплата за поставку ТМЦ или за оказанные услуги, то накладные будут оформляться позже, после закрытия сделки.

Изучая банковскую выписку, иногда можно увидеть в течение одного дня приход и расход одинаковой суммы денег. Чаще всего это объясняется ошибкой банковского работника (которую он сразу исправил). А если банк ни при чём? Здесь важно посмотреть, куда отправлены деньги. Допустим, на тот же счет, откуда она была переведена. В таком случае, это тоже, вероятно, ошибка – кто-то перевел деньги на ваш счет случайно (ошибся реквизитами), а потом, спохватившись, связался с вашим бухгалтером и попросил их вернуть.

А если расчетный счет другой? Тогда возможна следующая схема. Представители какой-то компании, совершая операцию по обналичиванию денег, дабы не «светиться» перед правоохранительными органами (как известно они контролируют такие процессы), не отправили деньги напрямую, а использовали счет вашего предприятия, как «транзитный». Все это было сделано, разумеется, с согласия вашего бухгалтера и за определенное вознаграждение. В результате получилось, что ваш бухгалтер, отведя подозрение от чужой компании, практически позволил «подставить» вашу организацию.

Мнение некоторых руководителей, что контролировать необходимо только расходные суммы, ошибочно – иногда приходные суммы также могут таить в себе «подвох». К примеру, если имеется какая-то сумма, прихода которой вы не ожидали, возможно, ваш бухгалтер производит для какой-то организации процедуру «обналичивания». Как он обналичит деньги? Просто снимет в банке, чтобы потом передать по назначению (за вычетом своего вознаграждения).

Оформит бухгалтер эту сделку стандартным образом – например, с помощью акта выполненных работ. Что касается оформления снятых в банке денег, то здесь могут быть варианты. Небольшая денежная сумма может быть списана, например, как командировочные (или хозяйственные) расходы. Крупную сумму списать сложно – очень может быть, что бухгалтер просто поспешит уволиться, оставив ее без оформления, и предприятие в этом случае могут ждать большие неприятности.

Осуществляя строгий контроль за движением денежных средств, руководитель предприятия может обезопасить себя от многих видов мошенничества со стороны бухгалтера.